DSGVO für Vermieter

Seit ein paar Jahren hat sich das Datenschutzgesetz geändert und verschärft. Ziel ist der bessere Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Bei Nichteinhaltung der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) drohen Strafen. Einige Dinge sollten auch Vermieter beachten.

Tourismusbetriebe und Privatvermieter betrifft die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Gästemeldung, der Gästedatenbank (Buchungsbestätigung, Rechnungslegung), der Webseite und der Verwendung eines Newslettertools. Die neue Verordnung regelt, wie man die Gästedaten verarbeiten darf und welche Rechte der Gast hat (Einsicht, Löschung, Berichtigung). Dabei gibt es Grundsätze, die eingehalten werden müssen:

• Zweckbindung - es muss einen legitimen Grund geben, warum ein Vermieter die personenbezogenen Daten eines Gastes speichert und verarbeitet
• Datenminimierung - die erhobenen Daten sollten sich auf das minimal notwendige Ausmaß beschränken
• Einwilligungspflicht - für die Nutzung der erhobenen Daten braucht es eine klare Einwilligung des Gastes (für jeden Zweck extra - z.B. eine Zustimmung für den Newsletter, eine für die AGB's etc.)
• Auskunftsrecht - Gäste haben das Recht zu erfahren, was mit ihren Daten geschieht und können eine Einsicht, Berichtigung oder Löschung einfordern
• Dokumentation - als Vermieter muss ich ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen. Das Verzeichnis muss in jedem Fall vorgelegt werden können, wenn danach gefragt wird. (Mustervorlagen siehen unten)

• Cookie Hinweis nach neuesten Standards: Cookies sind kleine Dateien, die ein Statistikprogramm (meist Google Analytics) am Computer des Besuchers speichert. Jeder Besucher/jede Besucherin deiner Webseite muss selbst entscheiden können, welche Daten gespeichert werden. Werden die Cookies abgelehnt, dürfen auch keine gespeichert werden.
• Google Analytics-Einbindung: Bei der Einbindung von Google Analytics werden mittlerweile die letzten 8bit der IP-Adresse des Besuchers nicht mehr erfasst, weil es sich sonst um ein personenbezogenens Datum handelt. Wichtig ist hier, auf die korrekte Einbindung des Tools zu achten.
• Datenschutzerklärung: Neben dem Impressum braucht es jetzt eine eigene Datenschutzerklärung auf der Webseite, die Informationen über die Datenspeicherung, den Cookies, dem eventuell vorhanden Newslettertool, der Webanalyse und den Auskunftsrechten sowie den Auskunftsmöglichkeiten enthalten muss. Bei Angeboten/Buchungen unbedingt einen Link auf die Datenschutzerklärung auf der Webseite einbauen. Außerdem auch ausgedruckt in der Rezeption und den Zimmern auflegen. Mustervorlagen siehe unten.
• Verschlüsselung von Gästedaten: Wenn noch nicht erfolgt, dann sofort die Webseite auf https umstellen lassen. Damit werden alle Daten, die auf der Seite eingegeben werden, verschlüsselt übertragen und somit vor Fremdzugriffen geschützt. 
• „Double-Opt-In“ bei der Newsletter-Anmeldung: Wird ein Newsletter-Tool verwendet, dann muss die Anmeldung über die Webseite mit dem sogenannten "Double-Opt-In" erfolgen, d.h. der Gast muss die Anmeldung zum Newsletter noch über ein automatisch versendetes E-Mail bestätigen.
• Online-Buchbarkeit über externe Anbieter: Ist ein externes Buchungstools wie Feratel oder ein Hotelprogramm/Channel Manager auf der Webseite eingebaut, dann muss man darauf achten, dass die Anbieter konform zur DSGVO arbeiten. Dies muss auch in der Datenschutzerklärung zusätzlich angeführt werden.

Bitte fehlende Informationen einfüllen oder nicht Benötigtes weglöschen. Die Stellen sind meist farblich markiert. Dies sind nur Mustervorlagen!

Alle Angaben auf dieser Seite ohne Gewähr! Details zur DSVGO auf der Seite der Wirtschaftkammer: www.wko.at