GDPR pro pronajímatele

Zákon o ochraně osobních údajů byl v posledních letech novelizován a zpřísněn. Jeho cílem je lépe chránit základní práva a svobody fyzických osob při zpracování osobních údajů. Nedodržení nového obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) může vést k sankcím. Na několik věcí by měli pamatovat i pronajímatelé.

Nové obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se týká podniků cestovního ruchu a soukromých pronajímatelů, pokud jde o registraci hostů, databázi hostů (potvrzení rezervace, fakturace), webové stránky a používání nástroje pro zasílání novinek. Nové nařízení upravuje, jakým způsobem mohou být údaje hostů zpracovávány a jaká má host práva (kontrola, výmaz, oprava). Existují zásady, které je třeba dodržovat:

• Omezení účelu - musí existovat legitimní důvod, proč pronajímatel uchovává a zpracovává osobní údaje hosta.
• Minimalizace údajů - shromažďované údaje by měly být omezeny na nezbytné minimum.
• Požadavek na souhlas - pro použití shromážděných údajů je nutný jasný souhlas hosta (samostatný souhlas pro každý účel - např. souhlas s newsletterem, souhlas s VOP atd.).
• Právo na přístup - hosté mají právo vědět, co se děje s jejich údaji, a mohou požádat o přístup, opravu nebo výmaz.
• Dokumentace - jako pronajímatel musím vést evidenci činností zpracování. Na požádání musí být možné tento registr kdykoli předložit. (Viz vzorové šablony níže)

• Upozornění na soubory cookie podle nejnovějších norem: Soubory cookie jsou malé soubory, které statistický program (obvykle Google Analytics) ukládá do počítače návštěvníka. Každý návštěvník vašich webových stránek musí mít možnost sám rozhodnout, které údaje budou uloženy. Pokud soubory cookie odmítne, nesmí být uloženy žádné.
• Integrace služby Google Analytics: Při integraci služby Google Analytics se již nezaznamenává posledních 8 bitů IP adresy návštěvníka, protože jinak by se jednalo o osobní údaje. Je důležité zajistit, aby byl nástroj správně integrován.
• Zásady ochrany osobních údajů: Kromě právního upozornění se nyní na webových stránkách vyžadují samostatné zásady ochrany osobních údajů, které musí obsahovat informace o ukládání údajů, souborech cookie, nástroji pro zasílání novinek (je-li k dispozici), webové analýze a právech a možnostech informování. V případě nabídek/rezervací je nezbytné uvést na webových stránkách odkaz na zásady ochrany osobních údajů. Tištěné kopie by měly být k dispozici také na recepci a v pokojích. Vzorové šablony naleznete níže.
• Šifrování dat hostů: Pokud tak ještě nebylo učiněno, nechte webové stránky okamžitě převést na protokol https. To znamená, že všechny údaje zadané na webu jsou přenášeny v zašifrované podobě a jsou tak chráněny před neoprávněným přístupem. 
• "Double opt-in" pro registraci do newsletteru: V případě použití nástroje pro zasílání newsletteru musí být registrace provedena prostřednictvím webových stránek s takzvaným "double opt-in", tj. host musí potvrdit registraci k odběru newsletteru prostřednictvím automaticky zaslaného e-mailu.
• Možnost rezervace online prostřednictvím externích poskytovatelů: Pokud je na webové stránky integrován externí rezervační nástroj, jako je Feratel nebo správce hotelových programů/kanálů, musíte zajistit, aby poskytovatelé pracovali v souladu s GDPR. Tato skutečnost musí být rovněž uvedena v zásadách ochrany osobních údajů.

Doplňte chybějící informace nebo vymažte ty, které nejsou vyžadovány. Místa jsou obvykle vyznačena barevně. Jedná se pouze o vzorové šablony!

Všechny informace na této stránce bez záruky! Podrobnosti o DSVGO na internetových stránkách Hospodářské komory: www.wko.at.